深緑茶房様

有限会社深緑茶房様は2023年に『fun order』をご導入いただきました。
導入の経緯や導入後の状況を本店店長の小林さまにお聞きしました。

茶農家直営のお茶屋さん 安全でおいしい伊勢茶を全国にお届け

— 御社の事業内容について教えてください

受注、出荷、請求、あらゆる業務が煩雑で手間も時間もかかる

— 『fun order』導入前はどのような課題がありましたか

小林さま：以前使っていたのはパッケージ型ソフトだったため、いろいろな機能が備わってはいましたが、ギフトに対応していない等、細かな業務に対応できていませんでした。また、インボイス制度に対応できていなかった事も課題でした。

電話での受注時に電話番号や名前からお客様を検索しようとすると、完全一致か頭文字でしか検索できず、時間がかかってお客様をお待たせしてしまうことがたびたびありました。電話番号の登録も2つまでできるものの、検索は主登録の電話番号でしかできなかったりと不便でした。また、1つの画面しか開くことができなかったので、注文履歴やお客様の注意事項などを見ながら受注入力を同時に行えず、いちいち画面を閉じて、開いてと、多くの手間と時間がかかっていました。

顧客管理では顧客区分をフラグでしか設定できず、細かい設定ができませんでした。そのためDM発送時の絞込も思うようにできなくて…。

出荷業務に関しては利用している運送会社の送状発行システムに対応していませんでした。また、送り先を依頼主にしかできなかったりと、ギフトにも対応していませんでした。

請求業務ではコンビニ決済ができなかった事と、郵便局払込票の入金自動消込みに対応していなかった事が改善したい点でした。毎日スタッフ2人体制で郵便局のシステムにログインして、払込情報を印刷して、顧客検索、入金の消込処理をして…とただでさえ煩雑な業務でしたが、繁忙期は件数が多く本当に大変で時間もかかっていました。

欲しかった機能が揃っていてIT導入補助金も利用できる

— システム選定にあたっての経緯や決め手となった点を教えてください

小林さま：ずいぶん前からシステムによって業務の課題を解決して効率をもっと上げられないものか、と思ってはいたものの具体的に話が進むということもなく。でもインボイス制度が話題になり始めた頃、ちょうど運送会社の方からも送状システムとの連携を…と対応を迫られて。そこから本腰を入れて探し始めました。

旧システムの継続を含め、他社のシステムも検討したのですが、性能は上がるけど、コスト面で合わなかったり、私たちの業務とは合わなかったり、となかなかしっくりくるシステムに出会えませんでした。取引銀行の方や通販をしている会社さんなどに聞いたりしている中、同業である静岡のお茶屋さんから教えていただき、『fun order』のウェブサイトにたどり着きました。

そこで私たちが重要視していた「運送会社の送状システムに対応していて、ギフト対応ができる」「収納代行の入金データ取込ができる」「インボイス制度に対応していて制度開始に間に合う」というポイントがクリアできそうだったこと、「IT導入補助金」も検討していたので、その申請などサポートもしていただけるということも決め手となりました。

導入で業務効率化、特に請求業務でかなりの時短になった

— 実際に『fun order』を使ってみていかがでしたか

ネット通販と販促活動を強化していきたい

— 今後の目標をお聞かせください。

小林さま：通販業務専門の部署を設けたいと考えています。現在は店舗スタッフが通販業務も兼任しているのですが、通販に特化した部署を設けてネット通販を強化し、売上を伸ばしていきたいです。

それから販促活動をより積極的にしていきたいです。これまでは細かく顧客の区分を設定できなかったので、例えば大阪や東京でイベントに参加していただいた方へ向けて再度イベントを開催する際にDMを送ることができず、エリアで絞り込んで送るしかなかったのですが、『fun order』では「○○のイベントに参加した方向け」など絞込ができるので、きめ細かな販促活動に役立てたいです。

これからデータが蓄積されていく上で売上ランキングをつけたり、顧客の地域を絞ってDMを送ったりと営業ツールとしても使っていくのが楽しみです。

— 貴重なお話をありがとうございました。