深緑茶房様

有限会社深緑茶房様は、2023年に通販基幹システム『fun order』をご導入いただきました。
導入の経緯や導入後の状況について、本店店長の小林さまにお話を伺いました。

茶農家直営のお茶屋さん 安全でおいしい伊勢茶を全国にお届け

— 御社の事業内容について教えてください

受注、出荷、請求、あらゆる業務が煩雑で手間も時間もかかる

— 『fun order』導入前はどのような課題がありましたか

小林さま：以前使用していたのはパッケージ型ソフトでした。多くの機能は備わってはいましたが、ギフト対応ができないなど、細かな業務には対応しきれていませんでした。また、インボイス制度にも未対応であったことも課題でした。

電話での受注時、お客様を電話番号や名前で検索しようとすると、完全一致もしくは頭文字でしか検索できなかったため、時間がかかり、お客様をお待たせしてしまうことがたびたびありました。電話番号の登録も2つま可能でしたが、検索は主登録の番号しか使えないなど、不便さがありました。また、1つの画面しか開けなかったため、注文履歴やお客様の注意事項などを確認しながら受注入力を同時に行うことができず、都度画面を切り替える必要があり、多くの手間と時間がかかっていました。

顧客管理(CRM)については、顧客区分をフラグでしか設定できず、細かい管理や絞り込みができなかったため、DM発送時のターゲットの抽出も思うようにできませんでした。

出荷業務については、利用している運送会社の送り状発行システムに対応していませんでした。また、送り先も依頼主のみ指定可能だったため、ギフト発送にも対応できていませんでした。

請求業務については、コンビニ決済ができなかったことや、郵便局の払込票に関しても入金の自動消込に対応していなかったことが改善したい点でした。スタッフ2人体制で毎日郵便局のシステムにログインし、払込情報を印刷、顧客検索、入金の消込処理と、ただでさえ煩雑な業務が、繁忙期には件数も多くなり、本当に大変で時間もかかっていました。

欲しかった機能が揃っていてIT導入補助金も利用できる

— システム選定にあたっての経緯や決め手となった点を教えてください

小林さま：以前から「システムによって業務課題を解決し、効率をもっと上げられないものか」と思ってはいたものの、なかなか具体的に話が進みませんでした。しかし、インボイス制度が話題になり始めた時期に、ちょうど運送会社の方からも送り状システムとの連携を迫られ、本格的にシステムの検討を始めました。

旧システムの継続や他社システムも検討しましたが、性能は上がるけど、コストが合わなかったり、私たちの業務に合わなかったりと、なかなか納得できるものには出会えませんでした。取引銀行の方や通販を行なっている会社の方々に聞いたりしているなかで、同業である静岡のお茶屋さんから『fun order』を紹介していただき、ウェブサイトにたどり着きました。

私たちが重要視していた「運送会社の送り状システムに対応していてギフト対応ができる」「収納代行の入金データ取込ができる」「インボイス制度に対応していて制度開始に間に合うこと」といったポイントがクリアできそうだったこと、さらに「IT導入補助金」の申請サポートも受けられることが、最終的な決め手となりました。

導入で業務効率化、特に請求業務でかなりの時短になった

— 実際に『fun order』を使ってみていかがでしたか？

ネット通販と販促活動を強化していきたい

— 今後の目標をお聞かせください。

小林さま：今後は、通販業務に特化した専門部署を設けたいと考えています。現在は店舗スタッフが通販業務も兼任していますが、専門部署を設けることでネット通販を強化し、売上の拡大を目指したいです。

また、販促活動をより積極的に行なっていきたいと考えています。これまでは顧客の区分を細かく設定できず、たとえば大阪や東京でイベントに参加いただいた方へ再度イベントのご案内DMを送る際も、エリアごとの絞り込みしかできませんした。しかし、『fun order』では「○○のイベントに参加した方」など、より細かいターゲットを設定できるため、きめ細かな販促活動に役立ていきたいです。

今後さらにデータが蓄積されていくことで、売上ランキングの作成や、顧客の地域ごとにDMを送るなど、営業ツールとしても活用していけることを楽しみにしています。

— 貴重なお話をありがとうございました。