導入事例
シベール様
- ■事業者名：
- 株式会社シベール
- ■所在地：
- 山形県山形市
- ■業種：
- ラスクその他焼菓子等の通信販売及び洋菓子・パンの製造販売、カフェ
- ■販売チャネル：
- 自社サイト、楽天市場、電話・FAX、店舗
- ■WEBサイト：
- https://www.ruskfrance.net/
- ■導入パートナー：
- 株式会社エム・エス・アイ
- 受注～出荷までとにかく手入力が多い
- 受注システムと顧客管理システムが別々で顧客分析が大変
- インボイス制度に対応していない
導入の決め手
- 実際に使っているユーザーの声
- 見やすい画面・操作が簡単でスタッフみんなが使える
- 柔軟なカスタマイズ
効果
- ネットショップの受注管理がしやすくなった
- 顧客分析が簡単にできて、DM発送も楽になった
- 業務効率アップでミスや残業が減った
株式会社シベール様は2023年に『fun order』をご導入いただきました。
導入の経緯や導入後の状況を酒井さまにお聞きしました。
蔵王の麓からギフトにも最適な高級ラスクを全国にお届け
—御社の事業内容について教えてください
酒井さま：当社は1966年に山形県内初の洋菓子専門店として創業しました。
現在は山形・宮城を中心に、ラスクやケーキをはじめとする生菓子や焼菓子、パンを製造し、店舗と通信販売を展開しています。
通信販売の始まりは1994年の9月からです。
1977年にパンの製造を始め、残り物のフランスパンから作ったラスクを店頭で販売していたのですが、「普段のおやつだけではなく、贈り物としてもお使いいただけるように…」そんな思いから1994年に日本初のギフト用高級ラスクを開発しました。
「おいしさで笑顔を広げ、仕合わせになる」「いいものはいい、いいものを正直に作る」という思いで蔵王の麓にあるラスク工場「麦工房」から、全国にラスクをはじめとするお菓子をお届けしております。
受注業務も出荷業務も手入力が多く繁忙期は残業が当たり前
—『fun order』導入前はどのような課題がありましたか
酒井さま：10年以上使っていた旧システムではインボイスに対応しておらず、システムの入替が必要でした。
受注システムとは別に顧客管理システムを使っていたのですが、連携が1日1回深夜に更新されるので最新の情報をすぐに確認できなかったり、顧客分析では別のソフトからデータを抽出して、自分で計算という具合で…。年8回ほどDMやカタログ発送のために対象顧客の抽出を行っているのですが、顧客管理システムを使いこなせる社員がおらず、システム会社に協力してもらったりとかなり手間がかかっていました。
受注においても税率の異なる商品を同時に入力できなかったり、1受注で複数の出荷日がある場合に修正や変更が発生すると、操作がかなり複雑で手間がかかる上、ミスも発生しやすくなっていました。
また、楽天の受注データと連携しておらず、受注システムに手入力していました。
出荷では、運送会社の変更があった際にデータの連携ができず運送会社の送状を出力したあと、受注システムに問い合わせ番号を1件1件手入力していました。繁忙期には1,000件以上になり、問い合わせ番号の入力だけでも2時間くらいかかって…さらに出荷の準備や送状との突合などかなり時間がかかっていました。
実際触ってみて「これなら！」と確信できた
—システム選定にあたっての経緯や決め手となった点を教えてください
酒井さま：グループ会社のセゾンファクトリーさんが『fun order』を使用していて「すごく使いやすい」と聞いていました。やはり実際使われている方の生の声を聞くと安心感がありました。実際にセゾンファクトリーさんで体験させてもらって「画面が見やすい」「ボタンが多過ぎず操作が簡単そう」というのが初めの印象でした。
スタッフみんなが使うと考えた時に画面の見やすさ、使いやすさは重要だと思っていたので「これなら大丈夫だ！」と感じました。
それから、基幹在庫システムや検品システム、運送会社の送状システムとの連携などカスタマイズにも柔軟に対応していただける事、インボイス制度開始までに稼働できる事が必須でした。相談から希望する稼働日まで非常に短い期間でしたが、それらが実現できることが導入する大きな要因となりました。
あらゆる業務が楽になり負担が減った
—実際に『fun order』を使ってみていかがでしたか
酒井さま：「画面が見やすい」「みんなが使える」といった点がよかったです。実は私自身、あまりシステムやパソコンに強くないタイプで、導入前はかなり不安でした。でも、色々と分かりやすく説明してくださり、サポートもかなり手厚くしていただいて、進めていくなかで不安が解消されました。導入後も何かしらトラブルは覚悟していましたが、画面が見やすく、誰でも使いやすかった事もあり、スムーズに移行することができました。
長年使ってきたシステムからの切り替えだったので、スタッフの反応も心配でしたが、みんなすぐに慣れました。繁忙期にも問題なく対応できて、前年の繁忙期よりもミスが少なかったように感じます。あらゆる場面で作業が簡素化・時短になっただけでなく、気持ち的なところで言ったら労力は80％減になりました。
—受注や出荷管理についてはいかがでしたか
酒井さま：楽天の受注データを手入力しなくてよくなった事が大きな効果で、以前は1人が入力して、他の1人がチェックして…と人員も時間もかかっていたのですが、連携することで人員も時間も半分以下でできるようになりました。また、受注の修正なども今までは操作が難しいこともあり、限られたスタッフしかできなかったのですが、今では全員ができるようになり、ミスも作業漏れも減りました。
また、『fun order』は電話番号、氏名、住所、送状番号など様々な情報から顧客検索できるのが便利です。問合せがあった場合も履歴をすぐに確認できたり、コミュニケーションログでお客様とのやりとりを詳しく記録できるのがとてもいいと思います。今まで別画面で確認していた当日と前日までの注文が1つの画面で確認できるようになったのも便利です。
出荷では運送会社の送状システムとの連携で問合せ番号の手入力もなくなり、こちらもかなりの時短になり、繁忙期もほとんど残業せずに帰れました。
—顧客管理や分析についてはいかがでしたか
酒井さま：家族登録ができるようになったのがすごくよかった点です。今までは電話番号が違ったり、家族、会社内で請求書を分けたい時など別々に登録していました。登録に手間がかかる上、問い合わせがあった時に伝票がすぐに呼び出せない、DMを同じ家に何通も送っていたりと、改善すべき点が多くて。家族の台帳を一本化できることで管理もしやすくなりました。
顧客分析の面でも、操作が分かりやすくなって自分で条件を設定して簡単に顧客抽出ができるようになりました。そのことで、DMやカタログの発送業務もかなり簡素化されました。また、DMの戻り率やお客様ランクの分析も面倒な作業をすることなく、簡単に見られるようになりました。
お客様に喜んでいただくために
—今後の目標をお聞かせください
酒井さま：API連携などにより受注管理が効率化されたので、ECの売上をアップさせていきたいです。広告など販売促進を強化していきたいと思っています。
また、『fun order』を使い始めて確実にミスが減っています。やはりミスなくできるというのはお客様にとっても、自分たちにとってもすごくいいことだと改めて感じました。お客様のご希望通りにミスなくきちんとご注文からお届けまで行い、お客様に喜んでいただけるように今後も努めていきたいです。
—貴重なお話をありがとうございました。
お気軽に
お問い合わせください
無料デモのご依頼など、
お気軽にご相談ください。
