導入事例
シベール様
- ■事業者名：
- 株式会社シベール
- ■所在地：
- 山形県山形市
- ■業種：
- ラスクその他焼菓子等の通信販売及び洋菓子・パンの製造販売、カフェ
- ■販売チャネル：
- 自社サイト、楽天市場、電話・FAX、店舗
- ■WEBサイト：
- https://www.ruskfrance.net/
- ■導入パートナー：
- 株式会社エム・エス・アイ
- 受注～出荷までとにかく手入力が多い
- 受注システムと顧客管理システム(CRM)が別々で顧客分析が大変
- インボイス制度に対応していない
導入の決め手
- 実際に使っているユーザーの声
- 見やすい画面・操作が簡単でスタッフみんなが使える
- 柔軟なカスタマイズ
効果
- ネットショップの受注管理がしやすくなった
- 顧客分析が簡単にできて、DM発送も楽になった
- 業務効率アップでミスや残業が減った
株式会社シベール様は、2023年に通販基幹システム『fun order』をご導入いただきました。
導入の経緯や導入後の状況について酒井さまにお話を伺いました。
蔵王の麓からギフトにも最適な高級ラスクを全国にお届け
—御社の事業内容について教えてください
酒井さま：当社は1966年に、山形県内初の洋菓子専門店として創業しました。
現在は山形・宮城を中心に、ラスクやケーキをはじめとする生菓子や焼菓子、パンを製造し、店舗販売と通信販売の両方を展開しています。
通信販売は1994年9月にスタートしました。
1977年にパンの製造を始め、残り物のフランスパンから作ったラスクを店頭で販売していたのですが、「普段のおやつだけではなく、贈り物としてもお使いいただけるように」との思いから、1994年に日本初のギフト用高級ラスクを開発しました。
「おいしさで笑顔を広げ、仕合わせになる」「いいものはいい、いいものを正直に作る」という想いを大切に、蔵王の麓にあるラスク工場「麦工房」から、全国にラスクをはじめとするお菓子をお届けしています。
受注業務も出荷業務も手入力が多く繁忙期は残業が当たり前
—『fun order』導入前はどのような課題がありましたか？
酒井さま：10年以上使用していた旧システムではインボイスに対応しておらず、システムの入れ替えが必要でした。
受注システムとは別に顧客管理システム(CRM)を利用していましたが、連携が1日1回深夜のみの更新だったため、最新情報をすぐに確認できませんでした。また、顧客分析を行う際も、別のソフトからデータを抽出し、自分で計算する必要がありました。年に8回ほどDMやカタログ発送のために対象顧客を抽出していますが、顧客管理システムを使いこなせる社員がおらず、システム会社の協力を必要とするなど、かなりの手間がかかっていました。
受注業務においても、税率の異なる商品を同時に入力できなかったり、1受注で複数の出荷日がある場合に修正や変更が発生すると、操作がかなり複雑で手間がかかる上、ミスも発生しやすい状況でした。
また、楽天の受注データと連携しておらず、手入力が必要でした。
出荷作業では、運送会社を変更した際にデータの連携ができず、運送会社の送り状を出力した後で、受注システムに問い合わせ番号を1件ずつ手入力していました。繁忙期には1,000件以上になり、問い合わせ番号の入力だけで2時間ほどかかるなど、出荷準備や送り状との突合にかなり時間がかかっていました。
実際触ってみて「これなら！」と確信できた
—システム選定にあたっての経緯や決め手となった点を教えてください
酒井さま：グループ会社のセゾンファクトリーさんが『fun order』を使用しており、「すごく使いやすい」と聞いていました。やはり、実際使われている方の生の声を聞けたことで安心感がありました。実際にセゾンファクトリーさんで体験もさせてもらい、「画面が見やすい」「ボタンが多過ぎず操作が簡単そう」というのが最初の印象でした。
スタッフ全員が使うことを考えた時、画面の見やすさや使いやすさは非常に重要だと思っていたので「これなら大丈夫だ！」と確信できました。
また、基幹在庫システムや検品システム、運送会社の送り状システムなどとの連携や、カスタマイズに柔軟に対応していただける点も大きな決め手となりました。さらに、インボイス制度開始までに稼働できる事が必須でした。相談から希望稼働日まで非常に短い期間でしたが、実現できる見通しが立ったことも、導入を決めた大きな要因です。
あらゆる業務が楽になり負担が減った
—実際に『fun order』を使ってみていかがでしたか
酒井さま：「画面が見やすい」「みんなが使える」といった点がとても良かったです。実は私自身、あまりシステムやパソコンに強くないタイプだったので、導入前はかなり不安がありました。しかし、さまざまなことを分かりやすく説明していただき、サポートも非常に手厚かったので、進めていく中で不安が解消されました。導入後もトラブルをある程度覚悟していましたが、画面が見やすく、誰でも使いやすかったこともあり、スムーズに移行できました。
長年使ってきたシステムからの切り替えだったため、スタッフの反応も心配でしたが、みんなすぐに慣れました。繁忙期にも問題なく対応でき、前年の繁忙期よりもミスが少なかったように感じます。あらゆる場面で作業が簡素化・時短になっただけでなく、気持ち的にも労力は80％減になったと感じています。
—受注や出荷管理についてはいかがでしたか
酒井さま：楽天の受注データを手入力しなくてよくなった事が大きな効果です。以前は1人が入力、もう1人がチェックという体制で人員も時間も必要でしたが、連携によりそのどちらも半分以下で済むようになりました。また、受注の修正なども、これまでは操作が難しく限られたスタッフしか対応できなかったのですが、今では全員が対応でき、ミスも作業漏れも減りました。
『fun order』は電話番号・氏名・住所・送り状番号など、さまざまな情報から顧客検索できる点も便利です。問い合わせがあった際も履歴をすぐに確認できますし、コミュニケーションログでお客様とのやりとりを詳しく記録できるのもとてもいいと思います。今まで別画面で確認していた当日・前日までの注文が、1つの画面まとめて確認できるようになったのも助かっています。
出荷面では、運送会社の送り状システムと連携したことで問い合わせ番号の手入力が不要になり、こちらもかなりの時短につながりました。繁忙期でもほとんど残業せずに帰ることができています。
—顧客管理(CRM)や分析についてはいかがでしたか
酒井さま：家族登録ができるようになったのがすごくよかった点です。以前は電話番号が異なったり、家族や会社内で請求書を分けたい時など別々に登録していました。そのため、登録に手間がかかったり、問い合わせがあった際に伝票をすぐに呼び出せなかったり、DMを同じご家庭に何通も送ってしまうなど、課題が多くありました。家族情報を一元管理できることで、管理もしやすくなりました。
顧客分析についても、操作が分かりやすくなり、自分で条件を設定して簡単に顧客抽出ができるようになりました。その結果、DMやカタログの発送業務もかなり簡素化されました。また、DMの戻り率やお客様ランクの分析も、面倒な作業をすることなく簡単に確認できるようになりました。
お客様に喜んでいただくために
—今後の目標をお聞かせください
酒井さま：API連携などにより受注管理が効率化されたので、今後はECの売上をさらにアップさせていきたいと考えています。広告など、販売促進にも力を入れていきたいです。
また、『fun order』を使い始めてから確実にミスが減りました。ミスなく業務を行えることは、お客様にとっても私たちにとっても大きなメリットだと改めて感じています。今後もお客様のご希望通りに、ミスなくご注文からお届けまで丁寧に対応し、お客様に喜んでいただけるよう努めていきたいです。
—貴重なお話をありがとうございました。
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